档案,从来不是一个人或一个部门的工作

在金茂南京，档案作为各部门工作的关键成果性文件，不仅体现了部门工作的成绩，也反哺一线工作需求。近年来，档案工作在法律诉讼、项目建设、成本淬金、合规审计、助力营销等方面发挥着巨大的作用，各部门高度配合档案工作的开展。

▲金茂南京2019年档案工作启动会

作者：中国金茂南京公司  葛寅

来源：兰台之家交流群

在金茂南京，档案从来都不是一个部门的工作，档案意识已经深深地根植于每个员工的心中。 

 “档案管理要建立管理网络，在项目部、各个部门，都应有负责档案管理的人，并且各部门、项目部的一把手一定是档案管理的第一责任人，要亲自抓档案管理工作。”中国金茂副总裁、金茂南京总经理林忠海在每年的年会上都会对档案工作进行点评并做指示。部门撤并、人员更迭，档案永远是优先保障的工作，将文档交接清楚永远是工作的重要前提之一。

在领导的关心指导下，档案工作实现“三纳入”，并且在各部门、各经营单位每季度、每年度的绩效考核中占据一席之地。检查考核成为档案管理工作的重要抓手之一。

在金茂南京，档案作为各部门工作的关键成果性文件，不仅体现了部门工作的成绩，也反哺一线工作需求。近年来，档案工作在法律诉讼、项目建设、成本淬金、合规审计、助力营销等方面发挥着巨大的作用，各部门高度配合档案工作的开展。

各部门与档案管理部门良性互动，联合检查。档案部门检查归档文件的齐全完整性，各职能部门检查档案内容的准确合规性，联合确保档案的“四性”要求。档案部门每季度对各职能部门及经营单位档案工作情况进行考核排名，并以公司发文的形式全司通报，逐步提升档案工作的地位。

提高全员档案意识是档案工作的根本。2018年金茂南京区域公司及所属各经营单位举办近百场各类档案培训，涵盖新入职员工培训、专兼职档案人员培训、工程总分包和监理单位档案人员的培训，参与档案主管单位组织的各类培训，并组织赴优秀项目对标交流活动等。

 每月档案人员都会在全员工作群中发布档案工作月报，对每月档案工作进行综述、列出需整改的问题清单，并利用声像档案直击项目现场、总结每月公司重大活动及重要工作，每期发布档案小知识，提升全员档案意识。

公司在国际档案日、工地开放日以及公司重大活动节点等时期，利用线上线下宣传渠道组织档案专题展览、知识竞赛、主题讲座、声像档案H5汇编、档案讲述金茂故事主题征文等丰富多彩的档案宣传活动，让档案工作无时无处不在，时刻提醒公司员工重档、归档、用档。

金茂南京档案团队共33人，其中工程档案人员21人。为了高质高效开展档案工作，统一标准要求，金茂南京每月召开档案条线月度例会，部署工作、交流研讨、以会代训，将例会机制打造成档案工作交流的平台、统一思想认知的平台、团队协作共享的平台，不断增强团队凝聚力和战斗力。在人才发展方面，为疏通工程档案人员的发展通道，合理布局工程档案专业人才梯队，在公司领导和人力资源部的关心支持下，金茂南京开展工程档案序列评聘工作，邀请内外部专家作为评委，每年实现部分优秀工程档案人员转编及晋升，极大地激发了工程档案人员的工作积极性。

光阴识璀璨，匠心造精品。每一座矗立在城市之中、被精心打磨的建筑背后都有卷帙浩繁的档案作为注解，历经百代依然留存后世。档案是凭据是经验是智慧是传承是历史的钥匙，档案更是所有人共同产生和维护的财富。档案从来不是一个人或一个部门就能做好的工作，档案工作者必须全方位、最大化地发挥档案的价值，让档案意识深入人心，打造档案形成部门和管理部门的良性互动的局面。

▲金茂南京资料联合检查

▲兼职档案员培训

▲2018年度工程档案专业序列评审

▲金茂南京档案宣传利用活动

中国金茂控股集团有限公司（简称“中国金茂”）是世界五百强企业之一中国中化集团有限公司旗下房地产和酒店板块的平台企业，于2007年8月17日在香港联合交易所主板上市（股票代码：HK.00817），是香港恒生综合指数成份股之一。